Application 3CX : mobile, web client et Windows, mode d’emploi pour PME

La réponse courte : avec 3CX, le numéro professionnel ne dépend plus d’un téléphone posé sur un bureau. Chaque collaborateur dispose de son poste dans quatre applications officielles : iPhone, Android, navigateur web et Windows. Il appelle, reçoit, transfère, enregistre et voit la disponibilité de ses collègues de la même façon partout. Pour que cela fonctionne au quotidien, trois points comptent : une configuration par QR code bien expliquée, des notifications push qui arrivent vraiment, et des règles de renvoi adaptées à chaque statut.

Nous avons déjà présenté pourquoi 3CX s’impose dans les PME. Ce guide est un mode d’emploi : quelle application pour qui, comment la déployer, et les réglages que nous faisons systématiquement. En tant que partenaire 3CX au Maroc, Bronze certifié Advanced, nous déployons ces applications à Casablanca et partout au Maroc. Les fonctions décrites proviennent des manuels officiels de 3CX pour la version 20.

Les quatre applications officielles

Application	Où l’obtenir	Pour qui	Points forts
iOS	App Store	Commerciaux, dirigeants, techniciens	Siri, widget d’appel rapide, vidéo, chats
Android	Google Play	Mêmes profils, flottes Android	Assistant Google, réglages audio avancés
Client web	Navigateur, installable comme application sur Chrome ou Edge	Postes de bureau, télétravail, accueil	Toutes les fonctions : chats, files, réunions, contacts
Softphone Windows	Microsoft Store	Utilisateurs Windows qui veulent une application native	Pilotage du poste fixe, BLF, fiche CRM

Les quatre partagent l’essentiel : appels audio et vidéo, transfert direct ou annoncé, conférence à plusieurs, enregistrement si l’utilisateur en a le droit, statut de présence et historique. Le client web et les applications mobiles donnent aussi accès aux conversations WhatsApp, Facebook, SMS et chat du site web, comme décrit dans WhatsApp Business et 3CX.

Le client web : la base pour les postes de bureau

Le client web est le point d’entrée de chaque utilisateur. Il reçoit un e-mail « Your 3CX account details », définit son mot de passe ou se connecte avec son compte Microsoft ou Google si l’entreprise a activé la connexion unique, et, si l’administrateur l’a demandé, enregistre une application d’authentification à double facteur.

Depuis le client web, il peut :

• Téléphoner depuis le clavier, détachable dans une fenêtre flottante, ou depuis un contact.
• Voir son équipe par service ou par groupe, et appeler un collègue d’un clic.
• Gérer son statut et ses renvois : disponible, absent, ne pas déranger, déjeuner, déplacement, avec pour chacun des règles de renvoi et l’activation ou non des notifications push.
• Basculer automatiquement de statut selon ses horaires de travail, avec des exceptions par numéro appelant.
• Organiser une réunion vidéo ou en planifier une.
• Consulter ses contacts de toutes les sources : entreprise, service, personnels, Microsoft 365, Google ou CRM.

Nous recommandons de l’installer comme application (PWA) sur Google Chrome ou Microsoft Edge, épinglée dans la barre des tâches et lancée au démarrage. L’utilisateur ne perd plus ses appels parce qu’il a fermé un onglet. C’est aussi la voie que 3CX a recommandée lors de l’incident de 2023 sur son ancienne application de bureau, détaillé dans sécuriser un standard 3CX.

Pour appeler depuis n’importe quel site ou CRM, l’extension Click2Call pour Chrome et Edge transforme les numéros en liens cliquables, voir l’intégration 3CX CRM.

Les applications mobiles : installation par QR code

La configuration tient en deux étapes :

1. Installer l’application depuis l’App Store ou Google Play, accepter la licence et les autorisations demandées (micro, caméra).
2. Scanner le QR code affiché en haut à droite du client web. Le poste se configure seul et l’application indique « Ready for calls ».

Le bouton QR code disparaît après la première configuration. Pour un nouveau téléphone, l’utilisateur génère un nouveau code depuis la rubrique Apps du client web. Ce QR code contient de quoi configurer le poste : il ne doit jamais circuler par e-mail ou messagerie.

Au quotidien, l’application mobile permet de transférer un appel, d’ajouter des participants, d’enregistrer, de passer en vidéo et de changer de statut. Sur iPhone, on peut demander à Siri d’appeler un contact « avec 3CX » et ajouter un widget d’appel rapide sur l’écran d’accueil. Sur Android, l’Assistant Google peut lancer un appel 3CX, avec une langue réglée sur l’anglais (États-Unis) selon le manuel 3CX.

Les notifications push : la cause numéro un des appels manqués

Une application mobile ne reste pas connectée en permanence : c’est la notification push qui la réveille quand un appel arrive. Trois règles évitent la plupart des problèmes :

• Sur Android, suivre les consignes d’optimisation de la batterie proposées par l’application à l’installation. Sans cela, certains fabricants mettent l’application en veille et l’appel ne sonne pas. 3CX publie un guide de dépannage des notifications push Android.
• Ne pas laisser un téléphone hors ligne trop longtemps : depuis la version 20 Update 10, l’abonnement aux notifications push dure 14 jours (7 jours auparavant). Au-delà, il peut falloir réenregistrer l’appareil avec un nouveau QR code.
• Régler les notifications par statut : un collaborateur peut couper les notifications en statut « Ne pas déranger » et les garder en « Disponible ».

Sur iPhone, si l’application Teams est aussi installée et reliée au standard, une seule des deux applications sonne pour un même appel, à cause d’une limite d’iOS. 3CX recommande alors d’utiliser l’application 3CX pour les appels, voir 3CX et Microsoft Teams.

Le softphone Windows

Distribué par le Microsoft Store, ce qui garantit selon 3CX un contrôle de sécurité par Microsoft avant publication, le softphone Windows se configure de trois façons : en saisissant l’adresse du standard et ses identifiants, en se connectant avec son compte Google ou Microsoft 365 (à partir de la version 20 Update 10), ou directement depuis la rubrique Apps du client web. L’administrateur peut aussi le provisionner à distance.

Sa fonction la plus utile en entreprise : le pilotage du poste fixe. Un collaborateur qui a un téléphone de bureau associé à son poste peut lancer et recevoir ses appels sur ce téléphone depuis son ordinateur. Il accède aussi à ses fiches CRM, à l’annuaire et à son panneau de supervision (BLF), avec un mode de transfert par défaut configurable.

Le poste qui suit l’utilisateur : applications et hot desking

Avec les applications, le poste suit naturellement la personne : bureau, domicile, déplacement, même numéro, mêmes files d’attente. Pour les postes fixes partagés, 3CX propose le hot desking, disponible à partir de l’édition PRO : un téléphone de bureau est utilisé par plusieurs collaborateurs, l’un après l’autre. L’utilisateur s’y connecte avec un code ou une touche, passe d’un poste à l’autre, et l’administrateur peut programmer une déconnexion automatique en fin de journée. Seuls les modèles de téléphones pris en charge par 3CX peuvent être utilisés ainsi. Le choix des postes fixes est détaillé dans quels téléphones IP choisir.

L’administrateur peut aussi autoriser un utilisateur à choisir, appel par appel, le numéro présenté parmi ceux qui lui sont attribués : utile pour un commercial qui gère plusieurs marques. L’option est désactivée par défaut.

Quelle combinaison pour quel profil

Profil	Outil principal	Complément
Accueil, standardiste	Poste fixe à nombreuses touches	Client web pour les files, les chats et la supervision
Service client, agents	Client web installé, casque	Poste fixe en secours
Commercial terrain	Application mobile	Client web au bureau
Technicien d’intervention	Application mobile	Aucun
Télétravailleur	Client web ou softphone Windows, casque	Application mobile
Poste partagé (atelier, bureau tournant)	Hot desking sur poste fixe	Application mobile

Ce tableau sert de point de départ : nous l’ajustons équipe par équipe lors de l’audit. L’important est que chacun sache quel outil fait sonner ses appels, et où il doit répondre.

Le rôle de l’administrateur dans le déploiement

Une bonne expérience utilisateur se prépare côté console. Avant de distribuer les applications, nous vérifions que chaque utilisateur a une adresse e-mail correcte, des groupes et des services à jour pour la vue d’équipe, des horaires de bureau définis et des droits cohérents (enregistrement, choix du numéro présenté, accès aux files). Nous activons la double authentification ou la connexion unique Microsoft ou Google, puis nous préparons un message d’accueil clair, envoyé au moment où l’équipe est disponible pour la configuration. Le jour du déploiement, une courte session par groupe suffit en général : installer, scanner, tester un appel entrant et un transfert.

Les erreurs que nous corrigeons

1. Des applications installées « à la main » par chaque collaborateur, sans explication : notifications bloquées, statut jamais utilisé, appels manqués.
2. Le client web ouvert dans un onglet qu’on ferme par réflexe, au lieu de l’application installée.
3. Des QR codes envoyés par messagerie ou affichés en réunion.
4. Le WiFi du bureau saturé, qui dégrade les appels sur mobile, voir les 10 erreurs qui dégradent la qualité des appels.
5. Aucune gestion des smartphones : quand un collaborateur part, l’application reste installée sur son téléphone personnel. Un MDM règle la question, voir gérer les smartphones d’entreprise.
6. Les connexions SIP distantes ouvertes pour un téléphone en télétravail, alors que les applications passent par un tunnel.

Checklist de déploiement

• Profils définis : qui utilise mobile, client web, Windows, poste fixe ou hot desking.
• Client web installé comme application sur Chrome ou Edge, lancé au démarrage.
• Applications mobiles installées depuis les magasins officiels, idéalement via le MDM.
• Optimisation de la batterie réglée sur Android, notifications testées.
• Statuts, horaires et règles de renvoi configurés avec chaque équipe.
• Double authentification ou connexion unique activée.
• Courte formation : décrocher, transférer, changer de statut, rappeler un appel manqué.

Comment nous procédons

Nous commençons par l’audit de votre téléphonie offert : profils d’utilisateurs, équipements, réseau WiFi et accès distants. Nous configurons ensuite les statuts, horaires et renvois, déployons les applications par groupe, testons les notifications sur les modèles de smartphones de vos équipes et formons les utilisateurs. Après la mise en service, le standard est supervisé 24/7, et un incident critique est pris en charge en moins de 15 minutes.

Découvrez notre offre de téléphonie IP au Maroc, puis demandez l’audit de votre téléphonie offert : nous vous répondons sous 24 h ouvrées.